情報共有から始める介護現場の業務改善とICT活用
はじめに
「伝えたのに伝わっていない」「どれが最新の情報か分からない」「情報を伝えるだけで疲弊してしまう」—こうした悩みを抱える介護現場は少なくありません。日々の業務に追われる中で、情報共有の不全は様々な問題を引き起こし、結果として介護サービスの質や職員の負担に大きく影響しています。本記事では、介護現場における情報共有の課題を整理し、業務改善とICT活用によってより良い職場環境を実現するための方法をご紹介します。
目次
- 介護現場における情報共有の課題
- 情報共有改善の3ステップ
- 情報カテゴリーと課題
- 情報共有の5つの課題分類
- 改善のためのアクション
- ICTツールの活用と導入のポイント
- まとめ：効果的な情報共有で実現する業務効率化
介護現場における情報共有の課題
介護現場では、日々多くの情報が発生し、それらを適切に共有することが求められます。しかし、実際には以下のような課題が頻繁に発生しています：
- 申し送りの不備：伝えたはずの情報が正確に伝わっていない
- 情報の混乱：特にショートステイなどで、最新の情報が明確でなく、不要な準備をしてしまう
- 連絡の負担：各部署への電話連絡など、情報を伝えるだけで疲弊している
- 情報の分散：フロアごと、部署ごとに情報が分散し、全体像が把握しづらい
これらの課題はすべて「情報共有の不全」という共通の問題から生じています。単に「情報共有が難しい」と一括りにせず、具体的な課題を特定し、適切な改善策を講じることが重要です。
情報共有改善の3ステップ
介護現場における情報共有の改善は、以下の3つのステップで進めることができます。
ステップ1：情報の可視化
まず必要なのは、現状どのような情報をどのように共有しているかを可視化することです。情報共有の課題は人によって認識が異なる場合があるため、何の情報が共有しづらいと感じているかの目線合わせが重要です。
この段階では、以下のような質問に答えていきます：
- どのような情報を日常的に共有しているか
- その情報はどのような方法（紙、口頭、ソフトウェアなど）で共有されているか
- 誰が情報を記録し、誰がその情報を必要としているか
ステップ2：課題の明確化
情報の可視化ができたら、次は各情報についてどういった部分で共有がしづらいのかという課題を明確にします。この段階では、具体的な事例を挙げながら、どのような不具合や非効率が生じているかを洗い出します。
例えば：
- 記録の内容が曖昧で解釈に差が出ている
- 情報が複数の場所に分散していて確認が困難
- 記録者や記録日時が不明で、情報の信頼性が担保できない
- 必要な情報が必要な人に届いていない
ステップ3：解決方針の検討
課題が明確になったら、それらを解決するための方針を検討します。ここでは、運用の改善とICTの活用の両面から解決策を考えることが重要です。特に情報共有においては、紙や口頭では実現できない効率性をICTで実現できる可能性が高いため、積極的な活用を検討すべきでしょう。
情報カテゴリーと課題
介護現場で共有される情報は多岐にわたります。情報カテゴリーごとに整理し、それぞれの課題に対応することが効果的です。主な情報カテゴリーとその課題には以下のようなものがあります：
- 日々のケアの記録
- 記録内容の曖昧さ、主観の混入
- 情報の分散（フロアごとの日誌など）
- 入退所管理
- 最新情報の不明確さ
- 更新履歴の不透明さ
- 医療関連情報
- 情報の散在
- 記録者の不明確さ
- 家族対応記録
- 履歴の追跡困難
- 情報確認の難しさ
- 申し送り・職員共有
- 情報量の過多
- 内容のばらつき
- 職員体制・勤務
- 変更時の周知不足
- 会議・委員会
- 紙の管理コスト増加
- 決定事項の周知不足
- 運営管理情報
- 重要情報の埋没
これらの情報カテゴリーごとに、具体的な課題を特定し、改善策を検討することが重要です。
情報共有の5つの課題分類
情報共有の課題は、以下の5つの観点から分類することができます：
1. 正確性
- 書き方が曖昧で解釈に差が出る
- 事実と予想の区別がついていない
- 記録者による表現の差異
2. 即時性
- 重要情報がリアルタイムに伝わらない
- 確認のタイミングが遅れる
- 緊急時の情報共有が不十分
3. 効率性
- 重複した記録作業が発生
- 無駄な伝言や口頭連絡
- 複数媒体への同じ情報の記入
4. 検索性
- 過去の情報が探しにくい
- 必要な情報がどこにあるか分からない
- 情報へのアクセスに時間と手間がかかる
5. コンプライアンス
- 個人情報の管理が不十分
- 私物のノートに重要情報を記載
- 情報セキュリティの課題
これらの観点を意識することで、自施設の情報共有における課題をより具体的に把握し、適切な改善策を講じることができます。
改善のためのアクション
情報共有の課題を解決するためのアクションは、大きく3つのカテゴリーに分けられます：
1. 記入改善
- 記入ルールの統一
- 重複している帳票の統廃合
- 自由記述からチェックリストや選択形式への変更
記入方法を標準化することで、情報の正確性が向上し、記録作業の効率も上がります。例えば、主観的な表現を避け、事実のみを記録するルールを設けたり、必要最小限の情報を明確に記録できるフォーマットを作成したりすることが有効です。
2. 確認方法の改善
- 情報の掲示場所の統一
- 更新日の明記
- 閲覧チェックの仕組み導入
情報がどこにあるかを明確にし、最新の情報であることが一目で分かるようにすることで、確認の手間を減らし、情報の鮮度を保つことができます。また、重要な情報については、閲覧したかどうかをチェックする仕組みを導入することで、情報の伝達漏れを防ぐことができます。
3. フロー改善
- 朝礼での共有情報量の制限
- 記録担当者の明確化
- 記録媒体の一元化
情報がどのように流れるかというプロセス全体を見直すことで、より効率的な情報共有が可能になります。例えば、朝礼では最重要事項のみを共有し、その他の情報は別の手段で伝えるようにすれば、重要な情報が埋もれることなく確実に伝わります。また、誰がどの情報を記録するかを明確にすることで、責任の所在が明らかになり、情報の信頼性も向上します。
ICTツールの活用と導入のポイント
情報共有の改善には、ICTツールの活用が非常に効果的です。介護ソフトなどのICTツールには、以下のような強みがあります：
ICTツールの強み
- 履歴管理：過去の情報を簡単に遡って確認できる
- 検索性：キーワードで必要な情報をすぐに見つけられる
- リアルタイム共有：即時に全員に情報を伝えられる
- アクセス管理：誰がいつ情報を閲覧・編集したかが分かる
- 標準化：記録フォーマットが統一され、情報の質が向上する
介護ソフト活用の再検討
多くの事業所では、介護ソフトを導入しても紙との併用が続き、効果が最大化できていない場合があります。このような場合は、以下のプロセスで再検討するとよいでしょう：
- 課題の明確化
- どの情報がソフトでうまく活用できていないか
- なぜ紙と併用しているのか
- 職員がソフトを使わない理由は何か
- ベンダーへの確認
- 現在の課題が既存ソフトの機能で解決可能か
- Q&Aシートを作成して機能を確認
- 追加機能や設定変更の可能性
- ソフト見直しの検討
- 既存ソフトで解決困難な場合、要件を整理
- 事業所の実情に合った新しいソフトの検討
- 機能要件リストを基に最適なツールを選定
重要なのは、効果が見えない介護ソフトを惰性で使い続けないことです。事業所の実情と課題に合致した本当に役立つツールを選択し、業務の効率化を実現することが大切です。
まとめ：効果的な情報共有で実現する業務効率化
介護現場における情報共有の改善は、業務効率化の重要な一歩です。以下のステップで進めることで、より効果的な改善が可能になります：
- 情報共有しているものの可視化
- どのカテゴリーの情報をどのように共有しているか整理する
- 課題の明確化
- 正確性、即時性、効率性、検索性、コンプライアンスの観点から課題を特定する
- 運用の改善
- 記入改善、確認方法の改善、フロー改善の3つの方向から改善策を検討する
- ICTの利活用
- 運用改善と並行して、適切なICTツールの活用を検討する
情報共有が円滑になれば、職員の負担軽減、サービス品質の向上、コンプライアンスの強化など、様々な効果が期待できます。自施設の課題を正確に把握し、適切な改善策を講じることで、より良い介護現場の実現につなげていきましょう。
